Política de Tratamiento de Datos Personales

ODIECO – Centro Odontológico Especializado

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), la Ley Estatutaria 1266 de 2008, la Ley 23 de 1981, la Resolución 1995 de 1999, la Resolución 866 de 2021 (Registro Nacional de Bases de Datos) y demás normas concordantes que regulan la protección de datos personales y el manejo de información en Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), ODIECO – Centro Odontológico Especializado establece la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales.

1. Responsable del Tratamiento

#Dato Información

-Razón social ODIECO – Centro Odontológico Especializado

-NIT 812.007.827-1

-Dirección Cra 6 # 65 – 24, Local 404, Centro Comercial Places Mall, Montería, Córdoba

-Teléfonos (+57) 312 828 7913 · (+57) 304 289 8245 · (604) 781 72 33

-Correo de contacto odiecoatencionalusuario@gmail.com

-Horario de atención Lunes a viernes de 07:00 a.m. a 6:00 p.m. Sábados: 07:00 a.m. a 12:00 m.

2. Definiciones

Para efectos de esta política se adoptan las definiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:

3. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recolectados por ODIECO serán utilizados para las siguientes finalidades:

1. Gestión de citas: creación, modificación, cancelación, confirmación y recordatorio de citas odontológicas.

2. Historia clínica: registro, actualización, custodia y archivo de la información clínica del paciente, conforme a la Ley 23 de 1981 y la Resolución 1995 de 1999.

3. Autorizaciones EPS y aseguradoras: validación, verificación, radicación y gestión documental de autorizaciones ante entidades aseguradoras (EPS, medicina prepagada, pólizas de salud).

4. Facturación y trámites administrativos: expedición de facturas, soportes de pago y reportes exigidos por autoridades de salud o tributarias.

5. Atención de PQRS: radicación, trámite, seguimiento y respuesta a peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

6. Comunicación con el usuario: envío de información relevante sobre su atención, recordatorios de citas y respuestas formales, por los canales autorizados (llamada, WhatsApp, correo electrónico o SMS).

7. Fines estadísticos e institucionales: elaboración de reportes internos de calidad y gestión, siempre de forma agregada o anonimizada.

8. Mercadeo (opcional): solo si el titular otorga autorización específica para ello, envío de información sobre promociones, campañas de salud oral o novedades del centro odontológico.

ODIECO no utilizará los datos personales para finalidades distintas a las aquí descritas sin obtener una nueva autorización del titular.

4. Datos Sensibles y Datos de Salud

La historia clínica y demás datos relacionados con la salud del paciente son considerados datos sensibles conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. En consecuencia, ODIECO:

4.1 Datos de menores de edad

Cuando el titular sea un niño, niña o adolescente, el tratamiento de sus datos se realizará respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, y la autorización será otorgada por sus padres, representantes legales o tutores, quienes actúan en su nombre garantizando un ejercicio responsable del derecho.

5. Autorización del Titular

Previo al tratamiento de sus datos personales, ODIECO informará al titular de manera clara y expresa:

La autorización podrá obtenerse mediante formato físico o electrónico, verbalmente con constancia grabada, o a través de cualquier conducta inequívoca del titular que permita concluir su otorgamiento (p. ej., el diligenciamiento voluntario de formularios de admisión o de agendamiento de citas).

6. Derechos del Titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ODIECO.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito.

3. Ser informado por ODIECO, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante ODIECO.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, salvo que exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.

6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

7. Procedimiento para Consultas y Reclamos

Consultas: el titular, sus causahabientes o su representante podrán consultar sus datos personales enviando solicitud al correo odieco2017@gmail.com o de forma presencial en nuestras instalaciones. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos: cuando el titular considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o adviertan presunto incumplimiento de sus deberes, podrá presentar un reclamo ante ODIECO indicando su identificación, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos que desee hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses sin que el titular presente la información requerida, se entenderá desistido el reclamo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo; si no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

8. Transferencia y Transmisión de Datos

ODIECO podrá compartir datos personales, únicamente para las finalidades aquí descritas, con:

ODIECO no vende, arrienda ni comercializa los datos personales de sus pacientes con terceros para fines distintos a los aquí autorizados.

9. Confidencialidad y Medidas de Seguridad

ODIECO adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y necesarias para proteger la información del titular frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración, consulta, uso o divulgación fraudulenta o indebida, garantizando su confidencialidad, integridad y disponibilidad, entre ellas:

10. Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos

Las solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos de habeas data podrán dirigirse a:

ODIECO – Centro Odontológico Especializado

Correo: odieco2017@gmail.com

Teléfonos: (+57) 312 828 7913 · (+57) 304 289 8245 · (604) 781 72 33

Dirección: Cra 6 # 65 – 24, Local 404, Centro Comercial Places Mall, Montería, Córdoba

11. Vigencia

Los datos personales permanecerán almacenados durante el tiempo que sea razonablemente necesario para cumplir las finalidades descritas, y en el caso de la historia clínica, durante el término mínimo exigido por la Resolución 1995 de 1999 y demás normas que la modifiquen o sustituyan. Vencidos dichos términos, los datos serán eliminados o anonimizados, salvo que exista una obligación legal de conservación.

Esta política rige a partir de su publicación y se encuentra disponible para consulta permanente en el sitio web de ODIECO. Cualquier modificación sustancial será comunicada a través de los mismos canales.

Última actualización: 1 de enero de 2025